Comment être certain que vous faites le bon choix de stratégie? Saviez-vous qu’il existe des outils pour évaluer les objectifs que vous visés avec votre événement? La communication événementielle possède un avantage qui est trop souvent sous-exploité; la possibilité d’effectuer des calculs de retombés. Parmi les différents champs du marketing, la communication événementielle est un des seuls à pouvoir vraiment permettre de tels calculs.

Les résultats associés aux calculs de retour sur objectifs et de retour sur l’investissement guident et appuient vos décisions et vous permettent d’effectuer :

• un réel suivi de l’évolution de l’atteinte d’objectifs cruciaux pour votre organisation ;
• une meilleure élaboration de vos prochains objectifs ;
• des comparaisons et des justifications budgétaires entre les événements et les autres vecteurs de communication comme la publicité et les autres médias traditionnels ;
• une meilleure compréhension des budgets investis par participant
• une évaluation juste face au choix d’une opération événementielle au dépend d’une autre ou d’une clientèle au dépend d’une autre;
• une évaluation de l’impact de certaines composantes de l’événement comme la mécanique d’invitations et celle des remerciements.

Évidement, avant toute chose, il faut identifier les véritables enjeux  pour ainsi définir clairement les objectifs.

Les objectifs qui sont fixés en fonction de l’aspect financier permettent d’évaluer le retour sur l’investissement (ROI). Par exemple, un objectif fixé avant la tenue d’un événement clients pourrait être; obtenir au cours de la prochaine année, une valeur de 100 000$ en contrats auprès de prospects présents à l’événement. Ici, grâce à des actions telles un suivi rigoureux ou une catégorisation des invités (anciens clients, clients majeurs, prospects catégorie A, etc.), il est possible d’isoler l’effet de l’opération événementielle sur les ventes.

Événement’ciel a développé une expertise pour guider ses clients dans une telle démarche et pourra aider à obtenir des données vitales pour évaluer la rentabilité de l’opération. Par exemple, des données sur le coût réel par personne, le taux de participation en lien avec la technique d’invitation ou encore le coût par échantillon dans le cadre d’une campagne. Cependant, nous ne pouvons pas nous substituer aux clients lorsqu’il s’agit d’effectuer certains suivis, comme par exemple de préparer un logiciel CRM (outils d’optimisation de relation client) afin de tracer les clients exposés à l’événement ou encore, de comptabiliser les retours de coupons ou d’inscriptions liés à une offre attachée. Par contre, nous accompagnons le client pour qu’il puisse bien cibler les actions à poser qui pourront ultimement déterminer les revenus et donc la rentabilité de l’opération.

Les objectifs qui ne sont pas relatifs au calcul du retour sur l’investissement, se retrouvent attachés au calcul du retour sur objectifs (ROO). Nous parlons, entre autres, d’objectifs liés à la productivité, la notoriété, la fidélisation, le taux d’utilisation, l’adhésion à un message, etc. Ces objectifs, à première vue plus subjectifs, doivent impérativement être quantifiables.
Sur le plan des techniques de mesures pour cette catégorie, le sondage apparait encore comme l’ultime outil. Cependant, les technologies de pointes viennent raffiner l’outil du sondage ce qui permet une intégration harmonieuse au concept de l’événement. Des technologies comme le PIXMAN* les systèmes de votation en direct, les ordinateurs de poche et le sondage web sont quelques exemples de façons plus inusitées et efficaces d’obtenir les données nécessaires au calcul du retour sur objectifs.

Finalement, au delà des calculs et de l’évaluation du choix de la stratégie de communication événementielle et de l’atteinte des objectifs, nous cherchons à produire des résultats qui seront réellement utiles à nos clients lorsqu’ils doivent prendre des décisions liées à leurs stratégies de communication. Pour y arriver, le secret réside dans l’identification juste des enjeux et des objectifs à atteindre, combiné à une importante part d’initiative sur le plan des techniques de mesures, de suivies, d’analyses et de rétroactions.

*le PIXMAN est un homme-écran interactif, costumé et équipé notamment d’outils de saisies de données, de projecteurs et d'écrans vidéo.