Événement'ciel

Les appels d’offres sont des incontournables dans le domaine de l’événement. Les mandats étant souvent tactiques et sporadiques, il est indispensable de s’entourer des meilleurs collaborateurs possible. En général, la décision est basée sur le prix ou sur l’idée, mais la majorité des déceptions sont liées à l’exécution et au manque de communication. Prendre le temps de bien préparer l’appel d’offres, c’est se donner les outils de la réussite tout en évitant ce genre de problématiques.

Les avantages d’un bon appel d’offres sont nombreux :

• Il vous permet de trouver les meilleurs partenaires pour votre événement
• Il vous procure les outils pour évaluer les différences de budget et de services entre les agences
• Il vous aide à mieux saisir le marché des agences et leurs différents modes de fonctionnement
• Il vous donne l’occasion de comprendre et de visualiser comment votre projet sera livré et pris en charge

Voici quelques trucs pour rendre efficaces et pertinents vos appels d’offres, dont la structure devrait regrouper les six parties essentielles suivantes :

Mise en contexte

En guise d’introduction à votre appel d’offres, tracez le portrait de votre entreprise. Présentez vos divisions, vos segments de produits et les objectifs stratégiques à atteindre par l’ensemble de votre organisation, afin de révéler qui vous êtes et où vous voulez aller. Cette étape a pour but de bien faire comprendre vos réalités à un partenaire qui ne les connaît pas encore. Décrivez vos événements passés, les réussites comme les moins bons coups, pour illustrer votre vécu, définir le positionnement de votre public cible et donner un aperçu de ce qui est fait dans votre industrie.

Présentez votre demande avec le plus de détails possible :

• Lieu
• Date
• Objectifs à atteindre
• Clientèle cible
• Nombre de personnes
• Répartition des participants (hommes, femmes, etc.)
• Personne à contacter pour les questions

Paramètres budgétaires

On discute souvent l’importance de mettre le budget dans la proposition. D’un point de vue pratique, cette information s’avère essentielle, car elle permet de rester réaliste sur ce qui peut être fait. Elle donne aussi beaucoup d’indices sur le genre de finition et de produit auxquels vous vous attendez et que vous avez les moyens de vous payer. Si vous n’avez pas de budget précis dicté par votre organisation, indiquez une fourchette budgétaire. Soyez sans crainte ; si vous demandez des propositions à des firmes comparables, vous obtiendrez un budget comparable. L’erreur la plus fréquente consiste à omettre le budget et à choisir un fournisseur uniquement en fonction du prix ou de l’idée, un peu comme si on comparait des pommes et des oranges. Si vous constatez un important écart de prix entre deux propositions, interrogez-vous ; il y a sûrement des différences de services ou des éléments que l’un a considérés et que l’autre a oublié de prévoir.

Durée de l’appel d’offres

Il arrive que des créateurs aient des idées de génie d’un seul coup. Mais habituellement, les bonnes idées exigent temps et travail. Penser à la manière de concrétiser ses idées et déterminer les bons collaborateurs en fonction des résultats escomptés est une démarche qui requiert un délai important. S’il vous plaît, donnez du temps aux soumissionnaires pour qu’ils puissent faire leur travail, qu’ils trouvent les meilleures idées et qu’ils approchent leurs différents partenaires d’affaires. Quand on presse trop les agences, on se met en position risquée ; en effet, on doit parfois affronter différentes problématiques sérieuses par la suite, notamment des coûts oubliés lors de la conception, des idées plus ou moins réalisables ou des détails mal ficelés.

Processus

Dans cette section, vous devez préciser clairement la manière dont le finaliste sera choisi. Le meilleur moyen pour ce faire est d’inclure la grille d’évaluation et d’annoncer la composition du comité de sélection. Votre pointage doit refléter ce qui est important pour vous (idée, production, équipe, etc.). Indiquez la longueur maximale du document, les possibilités d’annexes et le format, puis n’oubliez pas d’ajouter le processus et les conditions de paiement. Enfin, précisez les détails relatifs à la fermeture, comme l’heure, le lieu, le destinataire et le nombre d’exemplaires.

Proposition

Veillez à rappeler les objectifs de l’événement. N’hésitez pas à préciser les idées que vous avez déjà en tête et les résultats de vos brainstormings internes. Beaucoup de clients perdent un temps considérable à écarter des propositions qui s’éloignent trop de leurs idées de départ. Faites l’inventaire des réalités auxquelles vous êtes confronté et qui peuvent avoir une influence sur le nombre d’heures qui seront consacrées à votre dossier (nombreuses rencontres, comités de travail, etc.). Indiquez le genre d’explications et les visuels que vous souhaitez recevoir (plans, graphiques, maquettes, etc.). On obtient toujours de meilleures réponses en étant précis sur nos attentes.

Renseignements sur le soumissionnaire

Cette traditionnelle section invite le soumissionnaire à fournir une série de renseignements de base, par exemple le nom, la filiale, le statut et l’adresse de l’entreprise. D’autres éléments importants, trop souvent oubliés, vous donneront une idée sur la manière dont votre dossier sera traité et sur l’organisation du mandataire pour que votre événement se déroule bien :

• Organigramme
• Processus de gestion entre le responsable de dossier et les autres intervenants
• Processus et outils internes qui seront utilisés dans le dossier
• Fiches porte-folios sur des événements du même genre
• Références de clients
• Liste des partenaires et des alliances avec d’autres agences

Renseignez-vous sur ce qui est fait à l’interne et sur ce qui sera fait par des sous-traitants ou des partenaires d’affaires. Posez des questions sur les processus qui seront mis en place, pour vous assurer qu’aucune information ne tombe entre deux chaises. Cette partie, si elle est documentée adéquatement, vous donnera le sentiment d’être bien accompagné et justifiera les différences de tarifs entre les soumissionnaires.

Équipe et modes de fonctionnement

Au-delà de l’organigramme, certains renseignements vous illustreront le sérieux de l’agence ainsi que son efficacité :

• Processus de gestion client
• Personne responsable de votre dossier
• CV des membres de l’équipe
• Échéancier de votre projet
• Processus de gestion et d’embauche du personnel de terrain
• Modes de communication avec le personnel sur le terrain

Évaluation des résultats

Les budgets étant de plus en plus restreints, cette section devrait prendre une place importante dans l’appel d’offres. En effet, les actions terrain devraient avoir des répercussions sur les autres sphères de l’entreprise ou de l’association : meilleure notoriété, augmentation des ventes, rétention des employés, etc. Pour y parvenir et justifier l’existence d’un événement, il faut mesurer l’atteinte des objectifs, de sorte à prouver que l’événement a sa raison d’être. Demandez aux soumissionnaires des précisions sur les moyens qu’ils emploieront et sur leur expertise. Indiquez quels rapports et statistiques vous voulez obtenir. Grâce à cette partie, vous serez en mesure de distinguer les agences les plus professionnelles.

Remarques

Pour un projet substantiel, les appels d’offres devraient s’effectuer en deux étapes. D’abord, lancez un appel d’intérêt : demandez à trois à sept agences de vous faire parvenir un dossier présentant leur entreprise, leur expérience et leur équipe. Ensuite, choisissez deux ou trois agences parmi celles que vous aurez approchées et envoyez-leur la demande de proposition complète. En procédant de cette manière, vous diminuerez la charge d’un appel d’offres sur l’ensemble du marché. En effet, un soumissionnaire consacrera 10 à 40 heures à la rédaction de sa proposition, mais il faut être conscient que chaque soumissionnaire aura recours en moyenne à 4 à 20 fournisseurs, qui eux aussi investiront 2 à 6 heures pour préparer leur proposition. En conséquence, beaucoup de gens travailleront sans vraiment avoir une chance d’être parmi les finalistes. Imaginez par exemple le cas suivant : pour un gala, une demande a été acheminée à 10 organisateurs d’événements, qui avaient chacun entre 6 et 15 fournisseurs. Au moins 100 soumissionnaires ont donc travaillé inutilement à ce dossier, de quoi diminuer la rentabilité de bien des entreprises.

En résumé, plus vous prendrez le temps de bien préparer votre demande de soumissions, meilleurs seront les résultats que vous obtiendrez pour votre événement, votre kiosque ou votre programme terrain. On oublie trop souvent qu’une proposition exige beaucoup de travail aux soumissionnaires et qu’il faut être le plus précis possible pour les aider.