Victimes de l’abus de la communication de masse, nous assistons depuis quelques années à une perméabilité croissante de l’auditoire. Cet auditoire, maintenant devenu expert en la matière, est de moins en moins ouvert aux messages non adaptés. La communication marketing a donc évolué et est devenue la somme de petites batailles bien ciblées. Ce n’est donc plus celui qui crie le plus fort qui remporte la bataille, mais plutôt celui qui a la plus belle voix. Le père du capitalisme Adam Smith avait donc raison; le marché s’équilibre de manière naturelle et, pour y survivre, il faut s’adapter, mais comment réagir ? Selon Infopresse, une des nombreuses réponses à ce changement dans le domaine des communications serait l’événementiel : « Alliant convivialité et communication de marque, la communication événementielle permet de capter toute l’attention de son public cible, afin de lui faire vivre une expérience de marque engageante.»¹

Savoir choisir ses invités

Qu’elle soit corporative ou institutionnelle, la communication événementielle représente un outil puissant pour le développement d’affaires. Dans ce type de marché, un seul individu peut représenter un étonnant pouvoir d’achat; il ne faut négliger personne. De plus, les processus de vente étant souvent longs, le contact humain se doit d’être privilégié; c’est ainsi que s’établit le lien de confiance entre les acteurs et que les échanges prennent naissance.

Aujourd’hui, plusieurs médias permettent les échanges. Cependant, un seul semble parfaitement adapté à ce genre de relation : la communication événementielle. Bien que ce type de communication favorise les échanges, il permet également d’aborder personnellement un nombre intéressant de personnes lors d’un même effort, ce qui rend les approches beaucoup plus efficaces.

Encore là, plusieurs plateformes sont utilisées en communication événementielle afin de rejoindre la clientèle d’affaires (kiosque, cocktail, tournée de représentation, présentation de produit privée, et autres). Selon l’objectif et la réalité de l’environnement concurrentiel, chacune de ces plateformes comporte des avantages et des inconvénients. Toutefois, un point commun subsiste : quelle que soit l’opération choisie, les résultats seront proportionnels aux investissements. Il ne faut donc rien négliger afin de s’assurer d’avoir le meilleur rendement possible, notamment le choix des invités. Voici quelques suggestions au moment de faire vos invitations :

• Invitez les décideurs et leurs adjoints : Important afin de diminuer le temps nécessaire au processus de vente. Il est également intéressant de se renseigner sur le pouvoir de décision des gens que vous invitez.
• Invitez des personnalités connues : L’image projetée de l’événement sera positive. Cette manœuvre ajoutera de la crédibilité à l’événement. Même pour ce type d’invités, il est recommandé de faire une sélection.
• Invitez quelques journalistes : Un des outils les plus efficaces utilisé afin qu’un événement gagne en notoriété est certainement les relations de presse. Il faut toutefois être prudent; le seul contrôle que vous avez sur l’information qui sera diffusé est la perception et la satisfaction de ce groupe d’invités.
• Faites des suivis : Les décideurs habituellement invités à ce genre d’événement étant très sollicités, il est important de tout mettre en oeuvre afin de s’assurer de leur présence. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées : en personne, par téléphone, par courrier et par courriel (en ordre d’efficacité).
• Créez une invitation avec du punch : En sortant de l’ordinaire vous donnerez déjà un avant-goût de l’expérience client que vous allez offrir tout en vous démarquant.

Savoir mesurer vos efforts

Malgré les quelques signes encourageants des dernières semaines, nous avons tous été victimes, de près ou de loin, de la crise économique. Dans ce contexte où les budgets sont de plus en plus surveillés et que tous les résultats doivent justifier le moindre investissement, il devient primordial de se donner les outils nécessaires pour appuyer nos actions. Bien que cette manœuvre demande une certaine réflexion pré-événement (sélection et mise en place des indicateurs), ces outils permettront de prouver les changements de comportement ou les augmentations de vente suivant les opérations événementielles. Voici comment procéder en deux étapes simples :

Déterminer l’objectif de l’événement

Déterminer les indicateurs passe systématiquement par la question : « Pourquoi organisons-nous cet événement ?». Cette question semble anodine mais, contrairement à ce qu’on pourrait croire, plusieurs événements sont uniquement justifiés par leur tenue au cours des dernières années… Il ne faut donc pas hésiter à remettre en question l’événement lui même. La deuxième question pré-événement qui devrait être posée est : « Quels sont les comportements que nous souhaitons influencer après l’événement (augmentation des achats, augmentation de la notoriété, plus de visites sur le site internet et autres) »? Ces quelques questions vous aideront à déterminer l’objectif de l’événement.

Déterminer les indicateurs

Il est difficile d’atteindre un objectif lorsqu’on ne sait pas comment le mesurer. L’évaluation pré-événement d’indicateurs (nombre de ventes d’un produit, sondage sur sa notoriété, autres) permet de faire des liens avec les objectifs afin de déterminer les indicateurs appropriés. Ces derniers doivent être quantifiables afin de permettre de les évaluer à nouveau après l’événement en les détachant des fluctuations post-événement. En gardant tous ces renseignements à des fins de comparaison, vous pourrez non seulement justifier vos actions, mais améliorer vos interventions en apprenant d’un événement à un autre (nombre de participants, nombre d’invitations expédiées, taux de réponse, nombre de personnes rencontrées par l’équipe et autres).

En somme, les événements clients et les kiosques seront toujours des outils de communication événementielle intéressants pour appuyer vos efforts. En se donnant quelques outils supplémentaires, on peut facilement les rendre beaucoup plus performants. Comme disait Daniel Schneidermann, « L’événement c’est comme la plomberie, une affaire de spécialiste. »

¹(http://www2.infopresse.com/conference/conference-ip-2007-MarkEven.aspx)

Principalement utilisé par les compagnies alimentaires, on voit de plus en plus d’autres types d’entreprises utilisent cette tactique pour entrer en contact avec des clients et pour souligner les bienfaits de leurs produits.  Mais quels sont les éléments qui composent une opération d’échantillonnage efficace ?

Voici quelque un qui nous l’espérons vous aiderons à planifier vos opérations

 1- Bien cibler les lieux et les clientèles : de plus en plus nos produits s’adressent à des segments particuliers de clientèle.  Si on exclut l’opération en épiceries, qui s’adressent à toutes le monde, on doit bien choisir et bien s’informer et privilégier des événements ou des sites qui ont des données complètes et à jour les clientèles qui les fréquentent.

 2-Votre personnel : 

Choisissez les biens : ils sont vos ambassadeurs, ils se doivent d’avoir une tenue irréprochable et un excellent savoir-vivre.  Rien de moi appétissant qu’une dégustatrice qui te fait essayer du yogourt en reniflant ou en sentant la cigarette.

Formez-les à répondre à toutes les questions.  Donnez-leur les outils pour poser les questions dont ils n’auront pas les réponses.  Plus ils seront formés meilleur seront les résultats.  Vous aurez aussi une meilleure image de marque qui sera promue.

 Habillez-les : en tant qu’ambassadeur on se doit de les reconnaître et de bien les assimiler à votre produit.  Être visible de loin et facile laissera une impression encore plus forte dans la tête des visiteurs.  Comme le défi est de laisser une impression cognitive forte, cet élément est plus important qu’on le pense.

3- Ajoutez y de l’interactivité : dans notre monde des médias sociaux et de la seconde vie sur le web il devient de plus en plus important de combiner un aspect interactif à vos campagnes d’échantillonnage : un iPad sur lesquels les gens pourrons accéder votre page Facebook ou une prise de photo avec prise de courriel.

4-Sortez de la boite : une pensée ‘’out of the box’’ vous permettra de réfléchir à des endroits inusités ou vous pourrez rejoindre vos clients potentiels.  Faut envisager les opérations en fonction de leurs habitudes de loisirs ou de famille.

 5-Avoir un format d’échantillon pratique.  Nous avons trop souvent vu d’échantillons qui se tenait mal en main ou qui coulait.

L’échantillonnage et la démonstration  resteront toujours une arme très efficace dans l’arsenal des professionnels en marketing.

Comme les opérations de ce type sont partie prenante de notre offre de service nous vous invitons à nous contacter si vous avez des besoins: sparent@evenementciel.ca 514-940-6616

1- Ventilez votre offre. Soyez précis sur les différents niveaux de commandite que vous aurez : or, argent, platine… Prévoyez un maximum de 3 à 4 niveaux de commandite. Trop de niveaux engendrerait une dilution de la valeur de votre événement.

2- Adaptez-vous. On ne présente pas le même plan à une entreprise de télécommunication qu’à une banque. À première vue, ça semble évident, mais très souvent, on envoie la même proposition à plusieurs contacts par manque de temps ou pour se simplifier la vie. Il faut vraiment prendre le temps de s’informer sur les réalités, objectifs et problématiques de chacun de vos commanditaires et de leur soumettre un plan adapté à leurs besoins. Présentez aussi les solutions apportées à ces différents aspects.

3- Soyez explicites. Pensez à l’aspect visuel. Insérez des photos de votre événement, des images, des croquis ou des illustrations de leur exploitation. Faites vivre à vos commanditaires l’histoire de votre festival ou de votre événement. Ils devraient être rapidement en mesure de comprendre comment leur présence viendra ajouter à l’offre et de quelle façon vivra leur image corporative sur le site.

4- Intégrez-les à votre plan de communication. En plus des petits logos sur les affiches ou les billets, pensez aux autres aspects reliés aux communications. Vos commanditaires doivent faire partie des échanges dans les médias sociaux : choisissez un de leur point de vente pour faire votre conférence de presse, utilisez leurs produits dans vos concessions, etc.

5- Soyez créatif. Soumettez-leur des idées d’exploitation qui sortent de l’ordinaire, qui seront efficaces et dont vous serez en mesure de mesurer les résultats. Dans le marché américain de la commandite, on préconise que pour chaque dollar de droit de commandite, 2$ devraient être investis en exploitation.

6- Montez des forfaits pour chacun des niveaux de commandite. Illustrez quelle sera l’offre de base et présentez-leur un portrait global. Ces offres devraient inclure les différents aspects de votre plan : visibilité, hospitalité, exploitation, espace d’exposition, billets gratuits, utilisation du porte-parole, etc.

7- Ayez des données solides : qui fréquente votre événement ? Plus cette partie de votre plan sera complète et bien documentée, plus votre plan sera crédible. Le marketing du futur est un monde d’hyper-segmentation. Plus vous aurez de l’information sur les habitudes de vos visiteurs, plus vous saurez vous montrer intéressant aux yeux de commanditaires potentiels. Investissez dans les sondages et les outils de mesure pour appuyer vos chiffres.

8- Présentez votre équipe. Un événement n’est pas l’affaire d’une seule personne. Plus l’équipe est solide, plus les individus sont compétents et moins le commanditaire sentira le risque. Un organigramme et une brève bio des membres de l’équipe ont toujours leur place pour bien la situer.

9- Intégrez un volet hospitalité dans votre plan. Vos commanditaires ont des clients qu’il vous faudra chouchouter et bien accueillir. Pensez à inclure une zone VIP pour ces clients, organiser une réception avec les artistes ou les sportifs professionnels, un stationnement inclus dans les billets donnés aux commanditaires, etc. Réfléchissez à toutes les intentions et petits détails que vous pourriez mettre en place pour les clients ou partenaires d’affaires de vos commanditaires : ils veulent qu’ils soient bien traités et veulent les remercier.

10- Adoptez une vision 360^o. Pour bien servir un commanditaire, il faut réfléchir sur les différentes opportunités d’utilisation des droits qu’il pourra en faire et lui faire des suggestions :

• ¨  Avec des employés (motivation, récompense, etc.) ?
• ¨  En points de vente (peut-on l’utiliser pour faire un concours qui augmentera les ventes) ?
• ¨  Pour faire des relations de presse ou du marketing sociétal ?
• ¨  Dans ses communications «BTOB» ?

11- Soyez impeccable. On ne le dit jamais assez souvent : le contenant est garant du contenu. Donc, faites une présentation de format PowerPoint bien claire et n’ayez pas peur d’y intégrer du visuel et de l’aérer. Faites-la en version bilingue et investissez dans les services d’un bon correcteur.

12- Engagez-les. Faites des propositions de partenariat pour le long terme, fini les ententes d’un an. L’idéal est de cibler 3 ans avec des clauses de premiers refus lors des renouvellements. Le démarchage nécessite tellement de temps, d’énergie et de ressources qu’il ne faut ne pas recommencer tous les ans.

Trouver des commanditaires reste une science de préparation et d’offre bien ficelée, remise au bon moment aux bonnes personnes. Nous espérons que ces 12 trucs vous aideront dans vos recherches.

L’aspect commandite événementiel (planification, plan, exploitation) est partie prenante de notre offre de service de consultation. Nous vous invitons à nous contacter si besoin est : sparent@evenementciel.ca 514-940-6616.

Voici quelques utilisations fortement utiles pour les travailleurs en événement.

Outils de présentation:

Terminé le temps où on devait avoir des ordinateurs et des applications PowerPoint pour faire nos présentations. On peut maintenant avoir nos présentations directement y sur notre tablette et la diffuser sur les écrans de notre choix. Avec les fonctions Air Play, on peut même le faire sans fil. Imaginez… vous faites un lancement de produit et des membres de l’équipe des ventes peuvent faire leur présentation en direct partout en salle et diffuser leur démonstration sur écran plasma.

Tantôt catalogue virtuel, tantôt cadre photo interactif, le iPad, grâce à ses nombreuses applications, est un précieux allié dans un kiosque ou dans un point d’information. La durée de la pile et la grandeur de l’écran en font un support visuel de choix. Certains l’encastrent dans du mobilier, d’autres préfèrent l’utiliser sur des supports de type pied de micro ou encore l’avoir simplement en main. De nombreuses applications ont été développées en fonction de l’usage choisi. La tablette est notamment l’outil parfait pour faire la présentation de vidéos avec les fonctions (arrêt, avancement et de recul rapide) facilement à portée de main.

Terminal internet :

Avec les appareils qui utilisent la technologie 3G, avoir accès à un terminal Internet partout est maintenant possible. Pour présenter un nouveau site Internet ou pour consulter le profil Facebook d’un participant, l’ordinateur n’est plus nécessaire. Combiné avec des outils de sondage comme Survey Monkey, il deviendra rapidement un outil indispensable pour les sondages durant ou après vos événements.

 Saisie de données :

Les événements sont souvent des prétextes pour augmenter les ventes d’un produit ou pour rencontrer des clients potentiels. Afin d’en calculer réellement l’apport, plusieurs applications permettent de prendre en note facilement les coordonnées d’un contact – l’utilisation d’un clavier limitant les risques d’erreur de saisie – et offrent aussi la possibilité d’extraire l’information dans des listes simples à manipuler (CSV, XLS). Une utilisation parfaite pour le personnel des ventes dans les kiosques ou lors de foires commerciales.

Plan de salle et assignation de table :

Une application adaptée à l’assignation de table et au design des plans de salle a été conçue pour le iPad. Celle-ci permet d’utiliser des modèles pour faire vos plans, de sorte que vous puissiez facilement savoir qui sera assis où et avec qui. Simple à consulter, votre équipe n’en sera que plus autonome.

 Liste d’invités (guest list) :

Donnez du style à vos hôtesses ou à vos portiers en leur remettant des listes d’invités configurées sur iPad. Grâce aux menus déroulants de certaines applications, fini les interminables piles de papier. De telles listes permettent de trouver plus facilement le nom d’un invité ou d’une compagnie, ce qui vous permet par la même occasion de diminuer vos files d’attente et de réduire les risques d’erreur.

Prise de photos :

Avec l’ajout d’une caméra dans la 2^e version du iPad, la prise de photo en événement devient une autre fonction fort intéressante. Il existe quelques applications qui permettent de prendre des photos, de modifier leur aspect, par exemple « vintage » pour ensuite les intégrer dans un format en ligne comme celles d’un photomaton.

Outil de productivité :

Souvent considéré comme un joujou, le iPad devient rapidement le meilleur ami de l’organisateur. Les raisons sont simples et multiples :

•        Il permet d’avoir accès rapidement et facilement à des banques de photos, ce qui en fait un porte-folio parfait pour les photos de vos événements réalisés. Vos vidéos d’événement aussi seront facilement accessibles. Certaines firmes de matériel de location l’utilisent en ayant des photos de tout leur matériel. Il devient donc un catalogue très pratique.
•       Avec son écran tactile, il devient un bloc-notes efficace. Plusieurs applications permettent facilement de classer le tout pour rester organisé. On peut prendre nos notes avec les doigts, le clavier virtuel ou un crayon spécial.
•       Il existe une application de dictaphone qui transforme le texte dicté en texte écrit dans un format électronique. Une merveille pour les rencontres de comité et pour faciliter la rédaction de compte rendu.
•       Avec l’apparition des bureaux « sans papiers » le iPad est devenu rapidement un incontournable de l’écolo. Copier vos documents dans l’application Drop box et vous pourrez les lire partout. Certaines applications de lecture de PDF vous permettent même d’y ajouter des commentaires ou d’y surligner des passages.
•       Avec les fonctions 3G et bientôt 4G, il permet d’avoir accès au potentiel d’internet partout où les signaux cellulaires sont disponibles. Donc l’accès aux courriels, aux réseaux sociaux et aux différents sites internet devient rapidement quelque chose dont on ne peut plus se passer.
•       Il est certain que la majorité de ces applications sont aussi possibles avec un ordinateur portable, mais la durée de la pile et le poids minime du iPad le rendent unique.

 Application sur mesure :

Nous avons vu pousser une multitude d’entreprises spécialisées ou non dans la programmation d’applications spécifiques aux tablettes et aux téléphones intelligents. En faisant appel à ce type d’entreprise, le nombre de possibilités devient presque qu’infini. Entre autre, il est possible de faire un nuage de mots à partir d’un sondage à travers les invités.

En somme, le iPad peut sans conteste devenir un outil de travail important dans le monde de l’événement. Plutôt que de ne prendre en compte que son aspect ludique, il faut désormais le considérer comme un outil technologique à valeur ajoutée. Avec les nouvelles applications qui verront le jour et l’arrivée de la 5^e version du système d’exploitation cet automne, nous pouvons déjà imaginer l’éventail de possibilités qui s’offriront aux professionnels de l’événement dans un avenir prochain.

Voici donc 7 éléments à prendre en considération avant de vous lancer dans la recherche de commandites :

1- Aidez-leur à vendre leur produit : il faut toujours garder en tête que le but premier d’un commanditaire est de vendre plus de produits ou plus de services. Le temps des dons ou du « love money » est révolu, ou du moins en diminution. Il faut de plus en plus être en mesure de prouver à notre commanditaire que nous avons eu un impact sur ses ventes. Les résultats seront encore plus puissants si chaque dollar d’investissement de sa part lui rapporte entre 3$ à 10$ de vente supplémentaire. Dans le cas des commanditaires sociaux (qui véhicule des messages pour changer des comportements), il faut mettre en place des outils spécifiques pour leur démontrer que votre clientèle a été sensibilisée à ce message et qu’elle changera son comportement suite à son exposition à cette commandite.

2- Adapter votre présentation : il est utopique de penser que vous approcherez toutes les organisations avec un même plan de commandite uniforme. Il faut l’adapter et faire ressortir les caractéristiques de votre événement ou de votre cause en fonction de celles qui pourront les intéresser. N’hésitez pas à leur présenter des illustrations de leur présence et de projeter les impacts que leur commandite aura. Soyez préparé : à qui veulent-ils s’adresser, quels sont leurs enjeux pour les trois prochaines années, quelle portion de votre clientèle peut les intéresser …

3- Penser à l’exploitation : ne laissez pas de revenus dormir. Faites preuve de créativité et soyez proactif en proposant vous-même l’exploitation de la commandite. En plus d’obtenir des revenus supplémentaires, vous vous assurerez de ne pas avoir de problème de logistique en contrôlant ce qui se passe sur votre site. Au Québec, certain des événements qui ont été les plus créatifs de ce côté sont maintenant parmi ceux qui ont le plus de succès à garder leurs commanditaires.

4- Faites le tour de vos contacts : les commanditaires potentiels sont souvent plus proches que l’on pense. Faites le tour de vos contacts proches et de votre famille. Avec des outils comme Linkedin, il devient également plus facile de rejoindre un décideur dans un domaine précis et de lui proposer l’opportunité de lui faire une présentation. En contactant les gens de votre entourage, il sera plus faciles de leur vendre votre cause, car ils vous connaissent et vous font généralement confiance.

5- Miser sur le long terme : c’est très exigeant de faire de la recherche de commandite. En présentant des plans pour 2 ou 3 ans, il est possible de prévoir le partenariat sur moyen ou long terme et ainsi vous une base pour les éditions subséquentes. En ayant des relations de longue haleine, il sera aussi plus facile de démontrer les résultats sur les ventes et votre influence sur la marque.

6- Motiver vos troupes : quel que soit la grosseur de votre organisation, mettez en place un programme d’incitatifs ou de pourcentage pour ceux qui seront des sources de référence ou de vente. Il est aussi intéressant de voir l’impact de faire affaire avec des professionnels du domaine. Ces super vendeurs ont souvent des tarifications assez élevées, mais ils ont des réseaux de contacts qu’ils cultivent depuis des années et qui se révèlent être des mines d’or principalement lorsque nous avons peu de temps.

7- Demandez plus et visez plus gros : on remarque une tendance à diminuer la valeur de ce que nous offrons, question de signer un plus grand nombre de commandites. Les prix à la baisse ne font que sous financer les organisations. Il faut donc demander un juste prix, bien évalué et ne pas hésiter à avoir moins de commandites (mais des commandites de plus grande valeur) tout en étant réaliste en rapport au marché. À trop en avoir, on dilue la présence de ceux qui nous supportent. Sans oublier qu’une plus grande quantité de commanditaires complexifie la gestion de ceux-ci.

En résumé, il faut regarder la recherche de commandites comme quelque chose qui a bien changé. Cela devient de plus en plus complexe et les professionnels impliqués dans ce domaine sont de plus en plus sollicités. Il faut donc être mieux préparé et viser juste.

Bonne recherche

Cette application permet aux compagnies de se servir des utilisateurs de iPhone comme «consommateurs secrets» afin d’obtenir incognito de l’information sur la performance de leurs produits ou services. Une mission, si elle est acceptée, paie entre 3 $ et 8 $, payable via le compte PayPal de l’utilisateur. Comme presque tout le monde fait son marché ou des emplettes régulièrement, ce sont des montants facilement accumulés.

(Ex. de mission : Loblaws a besoin d’avoir une photo d’un étalage promotionnel en particulier dans tel magasin. Nestlé veut savoir si le prix de ses produits est en vente dans tel magasin Walmart de telle région, etc.).

Depuis son lancement officiel le 17 octobre dernier, ça marche fort aux É-U et en Europe.

Comment ça fonctionne ?

·      Le client se branche sur Field Agent et envoie sa requête.

·      Le système donne la valeur monétaire de la mission et l’envoie aux Agents sur leur téléphone.

·      Les agents qui ont installé l’application reçoivent la description de la mission par push ou e-mail

·      Le premier agent à accepter la mission a 2 heures pour la compléter. (Donc, il y a une incidence géographique. Plus vous êtes proche de l’endroit de la mission, mieux vous êtes positionnés pour l’accepter.)

·      Une fois l’information envoyée au client et approuvée, l’argent est crédité au compte de l’agent, puis disponible sur PayPal dans les 48 heures.

·      Le client a obtenu l’information souhaitée et l’agent s’est fait un petit extra. Tout le monde est content !

Intéressé ?

Téléchargez l’application via Apple Store : http://itunes.apple.com/ca/app/field-agent/id364946558

Pour en savoir plus : www.fieldagent.net

L’époque des campagnes publicitaires grand public est en déclin. Les marques ne veulent plus s’adresser à tout le monde, elles veulent parler à leur clientèle cible. Elles souhaitent vous rejoindre dans vos loisirs, lorsque vous êtes avec vos amis et surtout quand vous êtes en situation de faire vos achats. Les opérations de communication se doivent d’être de plus en plus ciblées. Savoir qui achète nos produits devient le nerf de la guerre et les professionnels dudomaine doivent adapter leurs façons de faire pour livrer des résultats et s’adapter à ces changements.

Les demandes des clients sont étant de plus en plus précises :

« Nous voulons rejoindre les jeunes retraités de 50 à 65 ans qui ont un revenu supérieur à 75 000$ »

ou

« Notre message doit se  retrouver entre les mains de parents ayant des enfants dans la région de Montréal »

Il est certain que les médias grand public (télévision, affichage, imprimés…) rejoignent une partie de cette clientèle qui correspond à des critères bien précis. Par contre, il devient difficile d’être certain que le budget investi va bel et bien rejoindre la clientèle visée. De plus, pour évaluer la portée des résultats, c’est très difficile et souvent, cela nécessite de couteuses études de notoriété qui sont peu concluantes au niveau des ventes.

Les formules événementielles :

Un des principaux avantages des formules événementielles est de pouvoir rejoindre des clientèles ciblées dans leur milieu de vie et au moment où ils sont en général plus disponibles à recevoir un message.

À titre d’exemple, prenons un produit x… un shampooing pour femme.

Selon vous, dans les 2 choix suivants, quel sera l’opération qui aura le plus d’impact sur les ventes du produit.

1.Une campagne à la télévision rejoindra un grand nombre de personnes.

Mais combien auront utilisé leur enregistreur numérique et couper les publicités? Combien d’hommes chauves vont avoir vu la campagne?

2.Un kiosque, avec des stations de lavage de cheveux, présents lors d’un salon de la femme, avec un personnel bien formé pour cibler les femmes ayant des particularités capillaires.

Je vous laisse répondre par vous-même…

Au-delà de la force de la démonstration, les opérations terrains ou événementiels permettent de rejoindre directement les clients ciblés.

-         Vous voulez parler aux familles : festivals familiaux, événements pour enfants, tournée de parc, …

-         Vous voulez parler aux jeunes sportifs : événements de sport extrême, tournée de skate parc, association avec des compétitions sportives provinciales, …

-         Vous voulez parler aux jeunes retraités en moyens: salon du véhicule récréatif, salon du golf, …

Il n’est pas nécessaire que votre produit et votre opération soient en lien direct avec le thème présenté (le sujet du salon ou de l’événement (le golf en est un bon exemple)). Par contre, assurez-vous que la clientèle qui achète vos produits soit présente. Au Québec, beaucoup de promoteurs de salons, d’événements et de festivals n’ont pas ces informations de disponibles. On retrouve aussi beaucoup de ces promoteurs qui ont des données peu exactes et souvent qui comportent des chiffres gonflés sur leur achalandage.

En résumé, l’objectifs du marketing et de la publicité n’est plus de rejoindre le plus grand nombre de gens possible, mais bien de rejoindre ceux qui sont des acheteurs potentiels – là est tout le défi des prochaines années pour les professionnels de l’industrie.

La majorité des entreprises au Québec sont du type BtoB, ce qui veut dire que leurs produits ou services s’adressent à d’autres entreprises et non pas au consommateur grand public. Une des principales caractéristiques de ce type de relation d’affaires c’est que notre public cible est très réduit et que chaque client a un budget plus imposant. Linkedin cible justement ce genre de public et offre plusieurs moyens de maximiser les contacts et l’échange entre les acteurs corporatifs.

Avec cette optique en tête, une stratégie d’utilisation de Linkedin devient donc un incontournable pour les intervenants en événement.

La question demeure : quoi faire sur cette plateforme pour obtenir le meilleur rendement possible et maximiser nos investissements événementiels?

1- Développer un profil d’entreprise : les gens pourront suivre les activités de votre entreprise et connaître les événements, les conférences et les salons auxquels vous participez.

2- Partager les présentations : on peut ajouter un module Slideshare (application de partage de présentation de type PowerPoint) dans un profil. Les employés de votre organisation qui agissent comme conférencier peuvent donc partager leur présentation avec leur réseau et ainsi continuer a faire vivre un événement (colloque, conférence, …) après l’événement. L’application Slideshare permet aussi l’ajout de vidéo et ainsi on peut diffuser un montage de l’événement ou une rediffusion vidéo.

3- Utilisation des groupes: très souvent, en tant que professionnel de l’événement, on se sent seul ou mal compris. Quand on a des questions, on ne sait pas toujours vers qui se tourner. Avec Linkedin, vous avez accès à plusieurs centaines de professionnels tels que vous pour vous aider, par le biais de groupes. Je vous en partage quelque un. De plus, plus vous serez à l’aise dans Linkedin, plus vous en trouverez qui seront adapté à vos besoins.

En voici deux qui vous aideront dans le travail d’organisation d’événement :

Événement- Québec : http://linkd.in/qVttkc

Sous groupe – Événements corporatifs dans Linked Québec : http://linkd.in/oEa7aK

Ne pas oublier que pour obtenir le meilleur d’un groupe, on doit participer aux discussions; poser des questions; partager avec les autres membres du groupe.

4- Créer vos événements. Tout comme certains autres médias sociaux, Linkedin vous permet de créer des événements et de les partager avec les autres. Vous pourrez inviter vos contacts et répandre la nouvelle avec tous les membres de votre réseau.

5- Consulter votre réseau : l’application sondage vous permet de consulter votre réseau pour savoir quel type d’événement ils voudraient ou dans connaître leur préférence sur le lieu il pourrait se passer. N’hésitez pas à vous en servir pour valider vos choix ou pour orienter votre programme d’événements. L’application permet aussi d’étendre le sondage à Facebook et Twitter pour rejoindre encore plus de vos contacts.

6- Démontrer vos talents : avec l’application Creative portfolio (application que vous pouvez ajouter à votre profil) vous pouvez démontrer à tout le monde vos talents et le visuel de vos événements. Vous serez ainsi plus facilement repéré par les chasseurs de têtes et on pourra voir sur quoi vous avez travaillé en un seul coup d’oeil.

Comme vous avez pu le constater, Linkedin peut facilement devenir un outil puissant dans le coffre de tout professionnel de l’événement et des communications. Je vous invite à le découvrir plus à fond et d’ajouter à cette publication vos suggestions sur vos découvertes et utilisations possibles.

Voici leurs expertises de prédilection :

Décors 3d

Décors de salle

Voilage

Œuvre au ‘’air brush’’

Kiosque

Mobilier particulier

Décor thématique

Fond de scène

Par leurs soucis du détail, leurs disponibilités et leur finition ils ont toujours été un partenaire sur lequel nous pouvions compter.

Même si ça fait plus de 20 ans qu’il opère sur le marché du Québec et de l’Ontario, ils sont peu connus et méritent de travailler plus et de faire de grands événements.  Je vous les fais découvrir pour que vous les utilisiez en grand nombre et que leur talent ne reste pas enfoui dans un entrepôt de Legardeur.

Merci Réal et Marie

514-989-5846

http://www.serrano-studio.com/

Avec un printemps aussi pluvieux, il est normal de se demander ce qui arrivera lors de notre prochaine fête en plein air ou lors de notre prochaine réception sur une terrasse. Le Québec est une magnifique province où la température est plus qu’un sujet de conversation : c’est une contrainte importante quand on organise un événement. Voici donc quelques conseils et éléments à considérer pour l’organisation d’un événement à l’extérieur :

1. Il n’est jamais plaisant de marcher dans la boue ou dans l’eau. Prévoyez donc l’installation d’un plancher lors de votre prochain événement sous la tente. En plus de mettre la surface au niveau, ça vous permettra d’avoir les pieds au sec;

2. Assurez-vous d’avoir assez de temps pour l’installation de votre tente; pour une tente de plus de 40’ x 60’, il faut au moins 2 jours de montage : 1 jour pour le plancher et 1 jour pour la tente;

3. Intégrer les services d’incendie dans vos projets dès vos premières démarches d’organisation. Ils sont particulièrement sensibles aux événements dans les parcs et sous les chapiteaux. Faites tout particulièrement attentions aux modes de cuisson choisis, aux sorties de secours, aux marches et aux capacités maximales de votre espace. Faites autoriser vos plans au moins un mois à l’avance pour plus de sécurité;

4. Ne jamais sous-estimé l’électricité nécessaire au bon fonctionnement d’un site. Il y a plusieurs intervenants qui ont des besoins électriques. En voici quelques uns à ne pas oublier: l’éclairage de la tente, les sorties de secours illuminés, le traiteur (les machines à café sont particulièrement gourmandes), la sonorisation, les supports visuel (projection, télévision, etc.);

5. Si vous faites faire une installation électrique sur mesure, assurez-vous que l’électricien est certifié et connaisse bien les normes pour des systèmes soumis aux intempéries. Il n’est pas rare de voir des installations mal protégés ou mal conçus;

6. Si vous avez des équipements électroniques sensibles (ordinateurs, imprimantes, télévision, ect.), et que vous êtes sur un système électrique alimenté avec une génératrice, assurez vous d’avoir un dispositif de surtensions (« surge »). L’électricité d’une génératrice n’est pas stable et on peut facilement griller des appareils si elle est mal balancée;

7. Assurez vous d’avoir un plan B en cas d’orage électrique. Il faut aussi que ce plan d’urgence soit bien communiqué à l’ensemble du personnel sur le site;

8. La température change rapidement au Québec. En 15 minutes on peut passer d’un ciel ensoleillé à une température orageuse. Ayez donc toujours une salle disponible si vous faites un événement sans chapiteau ou sur une terrasse non couverte. Assurez vous que l’équipe soit en mesure de faire sa mise en place rapidement à l’intérieur en cas de pluie;

9. Quand vous faites la location d’un parc municipal, assurez-vous que le terrain n’est pas trop mouillé lors des livraisons. Plusieurs municipalités vont facturer des suppléments en cas de dommage par les pneus de camions;

10. Sur l’île de Montréal, les autorités sont particulièrement sensibles quand il est question d’événements extérieurs. Au delà du bruit, il faut faire des demandes de permis pour faire de la cuisson ou pour sonoriser les espaces publiques. Ces demandes de permis devront passer devant les conseils d’arrondissement. Il faut les faire au moins trois moins d’avance, ce qui est souvent très difficile dans une industrie de plus en plus à la dernières minutes. Pour vous aider, privilégiez donc les endroits privés pour faire vos événements (terrains d’entreprises, site scolaire, …);

11. Les événements de type plage ou sur le bord d’un cours d’eau sont particulièrement dangereux lorsqu’il y a des enfants. Assurez vous que le locateur du site à des sauveteurs supplémentaires et désignez des bénévoles dans votre équipe pour surveiller les berges;

12. Le vent est porteur de poussière, méfiez vous des traiteurs qui sont prêt à opérer une cuisine en plein air sans chapiteau avec des murs fermés. Vous vous retrouverez rapidement avec du sable dans votre nourriture s’il ne fait pas attention;

13. Si vous avez des installations sanitaires portatives (toilettes sèches), assurez vous d’avoir un module pour se laver les mains. Surtout que la nourriture est très souvent mangée avec les mains lors de pique-niques;

14. Pour limiter l’accès à votre site dans un parc public et vous assurez que votre traiteur ne va pas nourrir tout le quartier, faites porter des bracelets de couleur voyante à vos convives (comme des bracelets d’hôpitaux). Ces bracelets étant résistants à l’eau même sur le site d’une plage publique, vous pourrez mieux contrôler qui mange et participe aux activités;

15. Ne négliger pas l’aspect des déchets dans un événement du genre. Avec le vend, la vaisselle jetable se retrouvent facilement partout sur le site. Dans certains parcs et endroits privés, il n’y a pas de services d’enlèvement de déchets, il faut donc faire la location d’un conteneur. Des organismes comme le consortium écologique (www.echologique.ca) offre le service de location de bacs de recyclage et de gestion des matières résiduelles. C’est fou de voir combien de déchets peuvent produire un groupe de 500 personnes qui mangent des hot-dogs;

16. Soyez réaliste dans votre budget. Il en coûte au moins 40 à 75% plus cher d’organiser un événement à l’extérieur qu’à l’intérieur. Heureusement, plus le groupe est gros plus les frais fixes sont amortis.

Quand le soleil frappe à la porte on a envie d’en profiter au maximum. Un pique-nique, un cocktail sur une terrasse ou un BBQ entre collègues représente souvent une belle occasion pour profiter de l’été avant l’arrivé de l’automne. En espérant que ces quelques trucs vous aideront à faire de vos événements extérieurs des occasions mémorables.