Événement'ciel

S’il y a un sujet sur toutes les lèvres dans le monde des communications actuellement, c’est bien l’utilisation des médias sociaux. Ce phénomène mondial, qui a rapidement conquis une marée d’adeptes, devrait désormais être intégré à tout plan stratégique. Bien que les grands communicateurs soient encore à la recherche de la formule optimale, les médias sociaux sont maintenant un outil de communication important.

Malheureusement, leur facilité d’accès laisse naïvement croire aux utilisateurs néophytes, initiés par des succès planétaires tels que Susan Boyle et le populaire Bernard Lachance, qu’ils obtiendront, par leur simple présence sur ces réseaux, une notoriété spontanée.

Le domaine de la communication événementielle n’est pas à l’abri d’une telle perception. Cependant, le simple partage d’un événement sur Facebook ne justifie pas la réussite de ce dernier, surtout en milieu corporatif, où l’utilisation des médias sociaux doit être réfléchie et structurée. Dans cette dernière édition du GO, nous vous présentons les principaux outils qui s’appliquent au monde de l’événement ainsi que les tendances actuelles qui concernent leur utilisation. L’utilisation des médias sociaux est de plus en plus populaire dans les stratégies événementielles.

Au-delà de l’option « partager l’événement » de Facebook, plusieurs facteurs expliquent cette popularité :

• Les faibles coûts de conception et d’exploitation ;
• L’engagement des visiteurs à l’égard de la marque ou de l’événement ;
• L’aspect viral rehaussé par les outils de partage inclus ;
• Le regroupement facile de gens ayant des intérêts communs ;
• La discussion après la tenue de l’événement et en vue de préparer le prochain ;
• Le recours aux personnalités influentes (blogueurs à succès et utilisateurs de Twitter avec de grosses communautés)

Comme rien n’est parfait, l’utilisation des médias sociaux comporte certains désavantages. Il est primordial de bien l’encadrer, afin de ne pas se faire prendre au piège:

• Développer une stratégie et un plan d’utilisation avant de s’y lancer ;
• Faire progresser les outils et les mettre à jour en suivant l’évolution de l’événement (avant, pendant et après) ;
• Assurer des suivis réguliers et répondre aux questions et commentaires.

Cette étape demande beaucoup de temps, mais est cruciale, car elle permet de garder le contrôle sur ce qui est véhiculé ; Éviter d’isoler le volet des médias sociaux, l’intégrer aux différents aspects de l’événement. De manière à synthétiser l’information et par souci de concision, nous limiterons cet article aux principaux médias sociaux qui représentent le plus grand potentiel à court terme :

• Sites de réseautage et de liens sociaux : Facebook, LinkedIn et MySpace ;
• Site de messagerie instantané : Twitter ; Blogues et plateformes de marketing de contenu : YouTube et Flickr.

L’utilisation des médias sociaux permet également de diffuser l’information tout au long du processus de réalisation d’un événement. Qu’il s’agisse de joindre des décideurs en entreprise (B2B) ou des consommateurs (B2C), un agencement des différents types d’outils doit être intégré dans l’organisation, la logistique et la stratégie.

Avant l’événement
L’utilisation préévénement des médias sociaux vous permet de bâtir une communauté et de faire connaître votre événement en ciblant les personnes clés. De loin la plus populaire des démarches, la diffusion préévénement constitue l’étape idéale pour consulter les gens et, par le fait même, pour les intéresser à la progression de l’événement.

• Quand vos conférenciers ou invités de marque sont confirmés, conviez-les à promouvoir leur présence à votre événement (sur Twitter, dans leur blogue, sur leur statut Facebook et LinkedIn).
• Leurs admirateurs et amis seront automatiquement sensibilisés à l’existence de votre événement.Si les conférenciers ou les artistes qui seront présents à l’événement possèdent du matériel multimédia (photos, vidéos, etc.), n’hésitez pas à en diffuser une partie sur YouTube ou Flickr. Il faut toutefois avoir leur autorisation et veiller au respect des droits d’auteur.
• Osez sonder les gens sur Facebook ou LinkedIn sur le contenu de votre événement, la pertinence des conférenciers ou leurs besoins en matière d’information. Demandez-leur ce qu’ils veulent et servez-leur.
• Travaillez tout au long de l’année à bâtir une communauté qui s’intéresse à des produits comme le vôtre (ex. : une communauté de gens intéressés à la diététique pour un producteur d’aliments bio). Vous aurez donc un endroit de rêve où faire parler de vous. Là encore, évitez l’autopromotion, qui est souvent mal perçue sur ces plateformes.
• Sur Facebook, créez un événement et invitez vos « amis » en leur suggérant de propager la nouvelle. Envoyez des messages personnalisés aux gens qui seront présents à l’événement, afin de les intégrer à votre propre réseau. Une fois de plus, il faut être prudent et respecter les règles de sollicitation des plateformes.

Pendant l’événement

• Pendant l’événement ou le programme d’événements, servez-vous des outils pour recueillir de l’information et dénicher des occasions de vente (lead).
• Un compte Twitter vous permet d’informer vos adeptes des ajustements ou des nouveautés au programme. Vous pourriez aussi organiser des concours ou des promotions en direct sur Twitter avec ceux qui sont présents sur les lieux.
• Vous pouvez ajouter en temps réel des photos et des vidéos de l’action qui se déroule et inviter les gens à se reconnaître.

Après l’événement
Quelque temps après l’événement, l’occasion est parfaite pour le faire revivre l’espace d’un instant. Les médias sociaux représentent les outils les plus adaptés à cette fin.

• Créez du contenu, des offres ou des occasions virtuelles.
• Diffusez les résultats de l’événement : statistiques, vidéos, photos, extraits de conférences, présentations, etc. Les gens présents sauteront sur l’occasion pour partager leurs souvenirs de l’événement.
• Développez une campagne virale pour la prochaine édition ou pour le lancement d’un nouveau produit.
• Continuez à faire vivre les groupes d’intérêt en les alimentant en contenu et en interaction.

Bien que les médias sociaux représentent des outils fort avantageux, ils requièrent une certaine rigueur. La discipline avec laquelle on interagit avec la communauté virtuelle est le secret de la réussite. Avant de se tourner vers les médias sociaux, il faut être certain de disposer d’une bonne culture organisationnelle ainsi que du temps et de la main-d’oeuvre nécessaires. De plus, quel que soit le niveau d’implication au sein de votre organisation, l’implantation de ces outils devra être intégrée dans toutes les sphères de l’entreprise : ressources humaines, communications, ventes, marketing, recherche, etc.
Le sujet des médias sociaux n’a pas fini de faire parler. Au cours des prochaines années, les efforts associés à ce type de médias seront accrus et occuperont une place de plus en plus importante dans les plans stratégiques. Le futur nous réserve encore bien des surprises. Avec la prolifération des téléphones intelligents, ces outils connaîtront, à coup sûr, une métamorphose.