Événement'ciel

Il devient de plus en plus difficile de trouver de bons commanditaires pour nos événements. Voici quelques trucs pour vous aider à bien vous préparer avant les rencontres et les présentations. Nous espérons que ces «12 travaux» vous aideront à conclure des ententes et feront vivre longuement vos événements.

1- Ventilez votre offre. Soyez précis sur les différents niveaux de commandite que vous aurez : or, argent, platine… Prévoyez un maximum de 3 à 4 niveaux de commandite. Trop de niveaux engendrerait une dilution de la valeur de votre événement.

2- Adaptez-vous. On ne présente pas le même plan à une entreprise de télécommunication qu’à une banque. À première vue, ça semble évident, mais très souvent, on envoie la même proposition à plusieurs contacts par manque de temps ou pour se simplifier la vie. Il faut vraiment prendre le temps de s’informer sur les réalités, objectifs et problématiques de chacun de vos commanditaires et de leur soumettre un plan adapté à leurs besoins. Présentez aussi les solutions apportées à ces différents aspects.

3- Soyez explicites. Pensez à l’aspect visuel. Insérez des photos de votre événement, des images, des croquis ou des illustrations de leur exploitation. Faites vivre à vos commanditaires l’histoire de votre festival ou de votre événement. Ils devraient être rapidement en mesure de comprendre comment leur présence viendra ajouter à l’offre et de quelle façon vivra leur image corporative sur le site.

4- Intégrez-les à votre plan de communication. En plus des petits logos sur les affiches ou les billets, pensez aux autres aspects reliés aux communications. Vos commanditaires doivent faire partie des échanges dans les médias sociaux : choisissez un de leur point de vente pour faire votre conférence de presse, utilisez leurs produits dans vos concessions, etc.

5- Soyez créatif. Soumettez-leur des idées d’exploitation qui sortent de l’ordinaire, qui seront efficaces et dont vous serez en mesure de mesurer les résultats. Dans le marché américain de la commandite, on préconise que pour chaque dollar de droit de commandite, 2$ devraient être investis en exploitation.

6- Montez des forfaits pour chacun des niveaux de commandite. Illustrez quelle sera l’offre de base et présentez-leur un portrait global. Ces offres devraient inclure les différents aspects de votre plan : visibilité, hospitalité, exploitation, espace d’exposition, billets gratuits, utilisation du porte-parole, etc.

7- Ayez des données solides : qui fréquente votre événement ? Plus cette partie de votre plan sera complète et bien documentée, plus votre plan sera crédible. Le marketing du futur est un monde d’hyper-segmentation. Plus vous aurez de l’information sur les habitudes de vos visiteurs, plus vous saurez vous montrer intéressant aux yeux de commanditaires potentiels. Investissez dans les sondages et les outils de mesure pour appuyer vos chiffres.

8- Présentez votre équipe. Un événement n’est pas l’affaire d’une seule personne. Plus l’équipe est solide, plus les individus sont compétents et moins le commanditaire sentira le risque. Un organigramme et une brève bio des membres de l’équipe ont toujours leur place pour bien la situer.

9- Intégrez un volet hospitalité dans votre plan. Vos commanditaires ont des clients qu’il vous faudra chouchouter et bien accueillir. Pensez à inclure une zone VIP pour ces clients, organiser une réception avec les artistes ou les sportifs professionnels, un stationnement inclus dans les billets donnés aux commanditaires, etc. Réfléchissez à toutes les intentions et petits détails que vous pourriez mettre en place pour les clients ou partenaires d’affaires de vos commanditaires : ils veulent qu’ils soient bien traités et veulent les remercier.

10- Adoptez une vision 360^o. Pour bien servir un commanditaire, il faut réfléchir sur les différentes opportunités d’utilisation des droits qu’il pourra en faire et lui faire des suggestions :

• ¨  Avec des employés (motivation, récompense, etc.) ?
• ¨  En points de vente (peut-on l’utiliser pour faire un concours qui augmentera les ventes) ?
• ¨  Pour faire des relations de presse ou du marketing sociétal ?
• ¨  Dans ses communications «BTOB» ?

11- Soyez impeccable. On ne le dit jamais assez souvent : le contenant est garant du contenu. Donc, faites une présentation de format PowerPoint bien claire et n’ayez pas peur d’y intégrer du visuel et de l’aérer. Faites-la en version bilingue et investissez dans les services d’un bon correcteur.

12- Engagez-les. Faites des propositions de partenariat pour le long terme, fini les ententes d’un an. L’idéal est de cibler 3 ans avec des clauses de premiers refus lors des renouvellements. Le démarchage nécessite tellement de temps, d’énergie et de ressources qu’il ne faut ne pas recommencer tous les ans.

Trouver des commanditaires reste une science de préparation et d’offre bien ficelée, remise au bon moment aux bonnes personnes. Nous espérons que ces 12 trucs vous aideront dans vos recherches.

L’aspect commandite événementiel (planification, plan, exploitation) est partie prenante de notre offre de service de consultation. Nous vous invitons à nous contacter si besoin est : sparent@evenementciel.ca 514-940-6616.